仕事のスピードがあがるToDoリストの使い方

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こんにちは、フルタイムワーキングママのもなか(@monaka_nonbiri)です。

ワーキングママの多くは残業できない環境かと思いますが、残業しないためにどのような工夫をしていますか?

わたしの場合はToDoリストを大活用することで仕事のスピードをあげて残業0時間を実践しています。

え?ToDoリストは書いてるけど、忘れないためのメモでしょ?

もし、メモとしてしか活用していないのであればもったいない!

ToDoリストの使い方を変えるだけで仕事のスピードアップしますよ♪

今回ご紹介するToDoリストの活用方法は、わたしが残業0時間を実現するために今も実践しています。

仕事だけでなく家事や子育てにも応用できるので、毎日の膨大なタスクに追われて疲弊してしまう前にぜひこの記事を読んでください。

もくじ

ToDoリストのNGな書き方

ToDoリストというと、どのように書いていますか?

  • メールの返信
  • 資料をまとめる
  • 電話営業
  • 企画書作成

もしこのように書いているのなら書き方を変えるだけでスピードアップする可能性があります!

もちろん、メモとしての役割であればこの書き方で十分です。

でもスピードアップという観点から考えると、具体的な行動内容が欠けているため非効率です。

つまり作業に取りかかる前に「何をどのようにするのか」を毎回考えなくてはならない分、時間がかかるということです。

ではどんな使い方をすればいいのでしょうか?

仕事のスピードが早くなるToDoリストってどんな使い方?

ポイントは細分化・省略・まとめるです

①仕事内容を細分化して書き出す

一つのように見えているタスクも実は色んな作業内容が隠れています。

「企画書作成」というタスクを例にあげてみます。

わたしはこのように書き出します。

  • 企画の目的とターゲット、コンセプトを考える
  • クライアントにとってのメリットを考える
  • 企画内容を書き出す
  • 構成を考える
  • 企画書を作成
  • デザインを整える
  • プレゼンの進め方を考える

7個の作業が出てきました。

もしかしたらもっと細かくできるかもしれません。

属性の違う仕事なのに「企画書作成」でまとめてしまうから、「次は何をすれば…」という考える時間が発生します。

考えるという行動は時間を取られるだけでなく、頭の疲れにもつながるため非効率化につながる要注意ポイントです。

仕事のスピードを速く保つためには、できるだけ無駄なパワーを使わないことが重要です。

②省略できる業務を探す

細分化のメリットは考える時間を減らすことだけではありません。

書き出すことで省略できる業務を見つけることができます。

企画書作成の例では、わたしの場合「デザインを整える」作業が不得意なので時間がかかります。

8ページの企画書の場合、約1時間はかかってしまう作業。

(こだわりが出てきてそれ以上にかかる時も…)

なのでデザインが得意な営業事務の方に依頼しちゃいます。

その間にわたしは先の工程である「プレゼンの進め方を考える」を終わらせてしまうと、約1時間が節約できたことになります。

不得意な仕事、自分でなくともできる仕事は積極的に周りの得意な人に依頼する、または外注できないか検討しましょう。

また依頼できる環境を整えておくのも時短のコツです。

③作業内容が似ている業務はまとめる

細分化して割愛までできた人はさらにスピードアップを図りましょう。

似ている業務をまとめて取り組むとなぜスピードアップするのか。

それは集中力が持続するからです。

「さて、次はこの作業…」と新しくマインドセットするたびに、一区切りついたからと言って気持ちが途切れてしまうという経験はありませんか?

この一区切りが厄介なんです。

一回気持ちが途切れてしまうと、もう一度ハイペースに持っていくのに時間がかかります。

それであれば数個のタスクを一個の仕事と自分を騙し、一気に終わらせてしまうという方法です。

先ほどの企画書作成の例でお話しします。

  • 企画の目的とターゲット、コンセプトを考える
  • クライアントにとってのメリットを考える
  • プレゼンの進め方を考える

上記3つのタスクは「クライアントに響く企画を考える」という点で共通しています。

なので3つは一回の作業内容としてまとめます。

せっかく書き出しのに、またまとめるのは手間では?

…と感じましたか?

しかしこの順番で進めないと、必然的に「時系列」で進めてしまいますよね。

先ほどあげた作業リストを時系列で進めると「プレゼンの進め方を考える」作業は企画書が完成した後になります。

これでは1工程分の作業が増えてしまいます。

しかし、細分化リストを書き出したことで似たような作業がわかりました。

時系列に振り回されずにタスクを合体させることが容易になり、且つ「クライアントに響く企画を考える」ことに集中して取り組むことで集中力が持続して仕事のスピードもあがります。

作業をはじめる前に段取りを決めることが大切です。

ToDoリストをつくるタイミングが重要

TODOリストって、みなさんはいつ作りますか?

TODOリスト作成は、ぜひ就業10分前に翌日の業務を書き出すようにしてください。

朝の時間は疲れがなく頭の中もクリア。

一番良いパフォーマンスが出せるゴールデンタイムに一気に業務を進めるためには、考えなくてもやることが決まっているという環境が大切です。

しかも具体的に決まっているからこそすぐに行動に移せます。

午前中に決まっている仕事を一気に片付け、午後は今日やる仕事と翌日に回す仕事の優先順位を考えながら振り分ける。

そして就業10分前はTODOリストを書くというルーティンを作れば、残業0時間の道も見えてきます。

ToDoリストに最適なツール

ポストイット

わたしはアナログな方が思考整理ができたり、達成感を味わえるのでポストイットを使っています。

黒ボールペンでタスクを書き出し、優先順位は横に「①.②.③…」と番号を付けておきます。

終わったタスクを赤ペンでザッと消すのが気持ちいい。

スケジュール帳

一日では終わらないタスクの全体を俯瞰して管理するのにはスケジュール帳がベスト。

今日はコンセプトを考えて、明日は構成を考えて…というように、一連の流れでToDoリストを作ることができます。

余白が多く、A5以上のサイズのスケジュール帳がおすすめです。

Google ToDoリスト

Googleアカウントを作れば無料で使える機能です。

Googleカレンダーと連動できるのでデジタル派におすすめ。

完了したタスクはチェックを入れると消えるので、仕事がどんどん少なくなっていく感覚がとてもいい!

最後に

アプリで検索するだけでも色々なタスク管理のツールがたくさん見つかります。

ツールは自分にとって使いやすいと感じるものを選べばOK。

だけど大事なのはそこにどんなタスクを書くのか、いつ作るのかです。

朝会社についてから「今日はまず何からはじめようか…とりあえずこれからやるか」と適当に手をつけるのではなく、何が優先するべき仕事なのかを判断して、戦略的に仕事を片付けていくと仕事のスピードはあがります。

もちろん家事や育児のタスクにも応用できますよ

まずは一つのタスクを分解することから試してみてください!

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